Удобные инструменты для онлайн работы: планировщики

Сегодня на рынке существует множество таск-менеджеров. На первый взгляд, отличаются они друг от друга дизайном и названием, а стандартный набор необходимых функций присутствует во всех. На самом деле существует множество нюансов, которые существенно влияют на удобство личного планировщика. Попробуем разобраться в них, на примере самых популярных таск-менеджеров.

Сравнительный обзор ТОП-3 таск-менеджеров

Есть данные – нет данных

Как оказалось, сравнить планировщики между собой, даже имея список их базовых характеристик, не так просто. Здесь обнаружилась проблема, которая вызвала недоумение – отсутствие данных в официальных источниках. Казалось бы, при продвижении, продаже производитель должен указать помимо преимуществ и базовые характеристики, которые имеют первостепенное значение при выборе таск-менеджера.

Среди трех оцениваемых планировщиков только Todoist дает исчерпывающую информацию о такой базовой характеристике, как количество активных задач. В данном приложении, возможно создать 80 проектов (групп/папок задач), каждый из которых может содержать до 150 активных задач, каждая из которых, в свою очередь может включать по 4 подзадачи. Впечатляющие цифры!

Данные о возможном количестве папок/проектов/групп и содержащихся в них задачах по планировщикам Any.DO и Wunderlist отсутствуют. С одной стороны, это настораживает. С другой стороны, и скорее всего, в данных приложениях предусмотрено очень большое количество активных задач (практически безграничное), и поэтому эту информацию производители не посчитали нужным оглашать. Видимо, подразумевая, что «безграничность возможностей» – это само собой разумеющееся.

Платно – бесплатно

Сравнивая между собой самые популярные планировщики, сразу бросается в глаза следующее – большинство базовых функций, которые можно получить бесплатно в приложениях Any.DO и Wunderlist, их конкурент Todoist предлагает за плату.

В начале пути использования таск-менеджера, конечно же посоветуем пользоваться приложениями, предоставляющими широких ассортимент функций бесплатно. Уже позже, когда Вы сформируете свое представление о работе планировщика, убедитесь, что данный IT-помощник удобен и необходим – можно задуматься о необходимости расширения предоставляемого функционала за определенную плату.

Функции: что, как и зачем

1.     Возможность группировать задачи.
Представьте свой список задач: заказать товар у поставщиков, поздравить Катю с Новым годом, организовать корпоратив к 8 марта, купить корм Барсику, напомнить клиентке о процедуре и т.д. Не очень удобно. Все перемешано, и даты, и рабочие с личным, и важное со второстепенным. Довольно сложно разобраться в задачах, если они идут сплошным списком без какой-либо группировки.

Гораздо удобнее будет сгруппировать задачи в отдельные папки, например, по времени (на этой неделе, в декабре и т.п.), по сторонам жизни (работа, дом, друзья, учеба и т.п.), по рабочим вопросам (клиенты, поставщики, руководство, контролирующие органы и т.п.) или процессам (расширение клиентской базы, повышение квалификации, реклама/продвижение) и т.д.
Вывод: функция «группировка задач» необходима.

2.     Возможность комментировать задачи.
Даже если изначально Вам может показаться, что данная функция не обязательна, начав пользоваться планировщиком, Вы поймете, что она очень полезна. Например, к задаче парикмахера «Заказать краску для волос цвета «Фуксия»», мастер, скорее всего, добавит комментарий «После подтверждения записи и намерений клиентки». Это вполне обосновано, так как цвет уникален и практически не востребован, приобретем эту краску, клиентка передумает, и что делать с краской такого цвета?
Отметим, что данная функция у Any.DO и Wunderlist бесплатна, а Todoist предоставляет только в платной версии.
Вывод: функция «комментирование задач» повышает эффективность планирования.

3.     Возможность расставлять приоритеты задач.
Довольно полезная функция, особенно в режиме нехватки времени. Если приходится решать большое количество задач, и не факт, что все их возможно решить в установленные сроки, важно понимать какие из них решить необходимо во что бы то ни стало, а какие можно отложить или делегировать.
Бесплатно данную функцию предоставляет Wunderlist и Todoist, а Any.DO такой функции не имеет.
Вывод: функция «приоритеты задач» особенно полезна в режиме нехватки времени.

4.     Возможность поиска задач.
Если у Вас большое количество задач, то данная функция поможет легко найти любую из них, не тратя время на разыскивание среди большого количества папок.
Вывод: функция «поиск задач» полезна при большом количестве задач и сложной, разветвленной структуре папок/групп.

5.     Возможность прикреплять файлы.
Например, прикрепить к задаче «Согласовать договор» файл с этим договором или к задаче «Поздравить Машу с днем рождения» вэб-открытку. Но особую полезность данная функция приобретает при совместной работе в приложении. Например, Вы делитесь задачей с коллегой (или делегируете ее ему) прикрепляя необходимые документы для ее реализации – к задаче «Составить отчет по продажам за месяц» прикрепляете файл «Ежедневные данные по продажам».
Вывод: функция «прикрепление файлов» особенно полезна при совместной работе в приложении.

6.     Наличие напоминания.
Без сомнений, необходимая функция. У всех рассматриваемых таск-менеджеров данная функция есть. Но, Any.DO пошло дальше своих конкурентов и помимо стандартных напоминаний (по времени события), предлагает напоминания в зависимости от Вашего местонахождения. Например, у каждого из нам наверняка есть задачи, которые мы обозначаем «буду в том районе, заеду посмотрю/куплю/проконсультируюсь» и, зачастую, забываем это сделать находясь в нужном месте, но решая другие дела. Напоминание в зависимости от местонахождения не даст забыть о таких задачах и, тем самым, повысит личную эффективность. В Todoist тоже есть такая функция, но платно.
Вывод: функция «напоминание» полезна.

7.     Возможность совместной работы.
Данная функция полезна при коллективной работе. С ее помощью можно обмениваться задачами, делегировать их и контролировать выполнение различными сотрудниками/подразделениями. Предоставляется бесплатно всеми рассматриваемыми таск-менеджерами.
Но и в личных целях данную функцию можно использовать, например, при подготовке совместного праздника/отдыха с друзьями/родными и т.п.
Вывод: функция «совместная работа» полезна при необходимости группового (коллективного) решения задач.

8.     Синхронизация и резервное копирование.
В век информатизации практически у каждого человека скапливается огромное количество информации на различных носителях, которую можно легко перенести в планировщик с помощью синхронизации и защитить от «пропажи» посредством резервного копирования. Функция «синхронизация» позволяет не запутаться в информации, хранимой на различных носителях, в различных сервисах и приложениях.
Вывод: «синхронизация и резервное копирование» необходимые базовые функции.

На что еще обратить внимание при выборе планировщика?

На «интуитивность», то есть на то, насколько просто Вам разобраться в работе приложения (конечно, не читая многостраничные инструкции).
На дизайн, насколько он приятен лично для Вас, не отвлекает излишними элементами (пестрыми цветами, многочисленными картинками/тестами и т.п.).
На оценки пользователей. Рассмотренные таск-менеджеры настолько популярны, что имеют миллионы пользователей по всему миру, что поднимает значимость средней оценки потребителей.

Основные отличия ТОП-3 таск-менеджеров

Проведя обзор ТОП-3 планировщиков, пришли к выводу, что стоит выбирать из двух: либо Any.DO, либо Wunderlist. Todoist не заинтересовал, так как практически за всем в нем надо платить. Осталось выбрать, что для Вас важнее «расставлять приоритетность задач» (тогда выбирайте Wunderlist) или иметь функцию «напоминание по местоположению» (тогда выбирайте Any.DO).