Удобные инструменты для онлайн работы: планировщики
13 минут
554

Удобные инструменты для онлайн работы: планировщики

Сегодня на рынке существует множество таск-менеджеров. На первый взгляд, отличаются они друг от друга дизайном и названием, а стандартный набор необходимых функций присутствует во всех. На самом деле существует множество нюансов, которые существенно влияют на удобство личного планировщика. Попробуем разобраться в них, на примере самых популярных таск-менеджеров.

Сравнительный обзор ТОП-3 таск-менеджеров

Характеристика

Any.DO

Wunderlist

Todoist

1. Работа с задачами

- количество активных задач

н.д.

н.д.

150 на 1 группу (проект)

- количество подзадач

н.д.

25

3 к группе (подпроект)

4 к задаче

- возможность группировать задачи

+

+

80 групп (проектов)

- возможность комментировать задачи, заметки

+

+

платно

- возможность расставлять приоритеты

нет

+

4 уровня

- поиск задач

+

+

платно

2. Возможность прикреплять файлы

- да/нет

+

+

платно

- объем

н.д.

5 Мб на 1 файл

н.д.

3. Наличие напоминаний

- по времени события

+

+

+

- по местонахождению

+

нет

платно

4. Возможность совместной работы

+

+

+

5. Синхронизация (с e-mail, онлайн календарем, соц. сетями и т.д.)

+

+

В e-mail.

Из e-mail (платно).

Календарь (платно).

6. Резервное копирование

+

В web версии

платно

 

Есть данные – нет данных

Как оказалось, сравнить планировщики между собой, даже имея список их базовых характеристик, не так просто. Здесь обнаружилась проблема, которая вызвала недоумение – отсутствие данных в официальных источниках. Казалось бы, при продвижении, продаже производитель должен указать помимо преимуществ и базовые характеристики, которые имеют первостепенное значение при выборе таск-менеджера.

Среди трех оцениваемых планировщиков только Todoist дает исчерпывающую информацию о такой базовой характеристике, как количество активных задач. В данном приложении, возможно создать 80 проектов (групп/папок задач), каждый из которых может содержать до 150 активных задач, каждая из которых, в свою очередь может включать по 4 подзадачи. Впечатляющие цифры!

Данные о возможном количестве папок/проектов/групп и содержащихся в них задачах по планировщикам Any.DO и Wunderlist отсутствуют. С одной стороны, это настораживает. С другой стороны, и скорее всего, в данных приложениях предусмотрено очень большое количество активных задач (практически безграничное), и поэтому эту информацию производители не посчитали нужным оглашать. Видимо, подразумевая, что «безграничность возможностей» – это само собой разумеющееся.

Платно – бесплатно

Сравнивая между собой самые популярные планировщики, сразу бросается в глаза следующее – большинство базовых функций, которые можно получить бесплатно в приложениях Any.DO и Wunderlist, их конкурент Todoist предлагает за плату.

В начале пути использования таск-менеджера, конечно же посоветуем пользоваться приложениями, предоставляющими широких ассортимент функций бесплатно. Уже позже, когда Вы сформируете свое представление о работе планировщика, убедитесь, что данный IT-помощник удобен и необходим – можно задуматься о необходимости расширения предоставляемого функционала за определенную плату.

Функции: что, как и зачем

1.     Возможность группировать задачи.
Представьте свой список задач: заказать товар у поставщиков, поздравить Катю с Новым годом, организовать корпоратив к 8 марта, купить корм Барсику, напомнить клиентке о процедуре и т.д. Не очень удобно. Все перемешано, и даты, и рабочие с личным, и важное со второстепенным. Довольно сложно разобраться в задачах, если они идут сплошным списком без какой-либо группировки.

Сплошной список задач, не разделенных по темам, датам и т.п. скорее усложняет, чем упрощает планирование.

Гораздо удобнее будет сгруппировать задачи в отдельные папки, например, по времени (на этой неделе, в декабре и т.п.), по сторонам жизни (работа, дом, друзья, учеба и т.п.), по рабочим вопросам (клиенты, поставщики, руководство, контролирующие органы и т.п.) или процессам (расширение клиентской базы, повышение квалификации, реклама/продвижение) и т.д.
Вывод: функция «группировка задач» необходима.

2.     Возможность комментировать задачи.
Даже если изначально Вам может показаться, что данная функция не обязательна, начав пользоваться планировщиком, Вы поймете, что она очень полезна. Например, к задаче парикмахера «Заказать краску для волос цвета «Фуксия»», мастер, скорее всего, добавит комментарий «После подтверждения записи и намерений клиентки». Это вполне обосновано, так как цвет уникален и практически не востребован, приобретем эту краску, клиентка передумает, и что делать с краской такого цвета?
Отметим, что данная функция у Any.DO и Wunderlist бесплатна, а Todoist предоставляет только в платной версии.
Вывод: функция «комментирование задач» повышает эффективность планирования.

3.     Возможность расставлять приоритеты задач.
Довольно полезная функция, особенно в режиме нехватки времени. Если приходится решать большое количество задач, и не факт, что все их возможно решить в установленные сроки, важно понимать какие из них решить необходимо во что бы то ни стало, а какие можно отложить или делегировать.
Бесплатно данную функцию предоставляет Wunderlist и Todoist, а Any.DO такой функции не имеет.
Вывод: функция «приоритеты задач» особенно полезна в режиме нехватки времени.

4.     Возможность поиска задач.
Если у Вас большое количество задач, то данная функция поможет легко найти любую из них, не тратя время на разыскивание среди большого количества папок.
Вывод: функция «поиск задач» полезна при большом количестве задач и сложной, разветвленной структуре папок/групп.

5.     Возможность прикреплять файлы.
Например, прикрепить к задаче «Согласовать договор» файл с этим договором или к задаче «Поздравить Машу с днем рождения» вэб-открытку. Но особую полезность данная функция приобретает при совместной работе в приложении. Например, Вы делитесь задачей с коллегой (или делегируете ее ему) прикрепляя необходимые документы для ее реализации – к задаче «Составить отчет по продажам за месяц» прикрепляете файл «Ежедневные данные по продажам».
Вывод: функция «прикрепление файлов» особенно полезна при совместной работе в приложении.

6.     Наличие напоминания.
Без сомнений, необходимая функция. У всех рассматриваемых таск-менеджеров данная функция есть. Но, Any.DO пошло дальше своих конкурентов и помимо стандартных напоминаний (по времени события), предлагает напоминания в зависимости от Вашего местонахождения. Например, у каждого из нам наверняка есть задачи, которые мы обозначаем «буду в том районе, заеду посмотрю/куплю/проконсультируюсь» и, зачастую, забываем это сделать находясь в нужном месте, но решая другие дела. Напоминание в зависимости от местонахождения не даст забыть о таких задачах и, тем самым, повысит личную эффективность. В Todoist тоже есть такая функция, но платно.
Вывод: функция «напоминание» полезна.

7.     Возможность совместной работы.
Данная функция полезна при коллективной работе. С ее помощью можно обмениваться задачами, делегировать их и контролировать выполнение различными сотрудниками/подразделениями. Предоставляется бесплатно всеми рассматриваемыми таск-менеджерами.
Но и в личных целях данную функцию можно использовать, например, при подготовке совместного праздника/отдыха с друзьями/родными и т.п.
Вывод: функция «совместная работа» полезна при необходимости группового (коллективного) решения задач.

8.     Синхронизация и резервное копирование.
В век информатизации практически у каждого человека скапливается огромное количество информации на различных носителях, которую можно легко перенести в планировщик с помощью синхронизации и защитить от «пропажи» посредством резервного копирования. Функция «синхронизация» позволяет не запутаться в информации, хранимой на различных носителях, в различных сервисах и приложениях.
Вывод: «синхронизация и резервное копирование» необходимые базовые функции.

На что еще обратить внимание при выборе планировщика?

На «интуитивность», то есть на то, насколько просто Вам разобраться в работе приложения (конечно, не читая многостраничные инструкции).
На дизайн, насколько он приятен лично для Вас, не отвлекает излишними элементами (пестрыми цветами, многочисленными картинками/тестами и т.п.).
На оценки пользователей. Рассмотренные таск-менеджеры настолько популярны, что имеют миллионы пользователей по всему миру, что поднимает значимость средней оценки потребителей.

Основные отличия ТОП-3 таск-менеджеров

Таск-менеджер (планировщик)

«Минус»

«Плюс»

Оценка пользователей

Any.DO

нет функции «приоритеты задач»

есть функция «напоминание по местоположению»

4,8

Wunderlist

нет функции «напоминание по местоположению»

есть функция «приоритеты задач»

4,8

Todoist

предоставляет платно то, что можно получить бесплатно в других планировщиках

максимально открытая информация о функциях

4,6


Проведя обзор ТОП-3 планировщиков, пришли к выводу, что стоит выбирать из двух: либо Any.DO, либо Wunderlist. Todoist не заинтересовал, так как практически за всем в нем надо платить. Осталось выбрать, что для Вас важнее «расставлять приоритетность задач» (тогда выбирайте Wunderlist) или иметь функцию «напоминание по местоположению» (тогда выбирайте Any.DO).